Misclassified Management: How Employers Take Advantage of Overtime

Introduction

California legal requirements provide that non-exempt employees have the right to a minimum wage and overtime pay. When employers misclassify employees as exempt when they should be hourly, this allows companies to avoid paying overtime and providing any required meal and rest breaks. Misclassification may also be a means for employers to skirt minimum wage requirements.

What is the Difference Between Exempt and Non-Exempt Employees?

In California, non-exempt status means that an employee is entitled to overtime compensation, minimum wage, and meal and rest breaks.  Certain jobs are non-exempt in nature while other jobs may be qualified to be classified as exempt positions.  For a chart of the types of employees who can be classified as exempt employees under California’s wage and hour laws, see here.

Whether a given employee may be exempt or must be non-exempt depends on several factors that must be analyzed depending on the worker’s job duties. Therefore, it is important to consult with legal counsel to determine whether a specified job qualifies as exempt or non-exempt.

Signs of Employer Exemption Misclassification

Common signs and examples of misclassification include:

(1) Ignoring minimum salary basis requirements

Being paid on a “salary basis” means an employee regularly receives a predetermined amount of compensation each pay period on a weekly, or less frequent, basis. This predetermined amount cannot be reduced because of variations in the quality or quantity of the employee’s work.

California’s minimum wage ($16/hour as of 2024) also affects the minimum salary an employee must earn in order to be properly classified as exempt. An employee must earn no less than two times the state’s minimum wage for full-time work to meet this initial requirement of the exemption test. As of January 1, 2024, employees in California must earn an annual salary of no less than $66,560 to meet this threshold requirement. See here for more details.

(2) Skipping the “job duties” test

Simply paying an employee the minimum salary required (double the minimum wage for full-time work) does not, on its own, render an employee exempt. The employee must not only be paid double the minimum wage but also must be primarily performing certain job duties for an employer – usually those in management, high level administration, or those requiring an advance professional license. Each exemption under California law has its own job duties test. An employer’s failure to apply the applicable job duties test may result in misclassification.

Note that, when implementing the applicable job duties test, an employer must consider the primary job duties, rather than secondary or incidental duties.

For details on the job duties for each of the California exemptions listed in the above-referred chart, click on the applicable embedded links in the chart.

(3) Relying on job title(s) to classify employee(s)

It is important to note that job titles, or even job descriptions, do not determine exempt status.

Therefore, just because a job title contains the terms “executive,” “administrative,” “professional,” or “computer,” that does not necessarily mean that the job qualifies for an exemption. Again, both the salary and job duties test must be met. An employer must evaluate an employee’s actual job duties, regardless of job title or job description.

(4) Not considering changes in employee responsibilities

Because an employee’s responsibilities may change, employers must regularly reassess an exempt employee’s status classification to ensure that the employee’s position still meets the applicable job duties test.

(5) Ignoring requirements for day-rate employees

Employers may choose to pay some employees according to a “day rate” or “daily rate.” That means that the employer pays the employee a flat amount for each day worked, regardless of the number of hours they put in during each day. Importantly, employers must still pay most day-rate employees overtime for all hours worked in a week over 40 hours.

California law permits employers to pay non-exempt workers on a daily rate basis. However, the employer must still pay an additional amount to compensate for any overtime hours an employee works.

(6) Making impermissible deductions from an exempt employee’s salary

For the most part, employers must pay exempt employees their full salary in any workweek in which they perform work. Under California law, deductions from an exempt employee’s salary are permitted only in limited circumstances. For more details on California’s provisions, see the applicable California Department of Industrial Relations opinion letters included in the list here.

Consequences of Misclassification

Misclassifying employees as exempt when they are non-exempt causes these employees to lose critical benefits and legal protections, such as minimum wage and overtime entitlements.

Employers that misclassify employees as exempt may be liable for back wages, including overtime and wages that fail to adhere to minimum wage laws. They may also be subject to related liquidated damages, fines, and attorneys’ fees.

Pursuing Legal Action

As explained above, employee misclassification may be intentional or inadvertent. Thus, if you suspect that you have been misclassified as exempt, bring it to the attention of management or human resources. Written communication ensures that your concerns will be documented.

But if your employer refuses to address or correct your concerns, you can file a complaint with the California Labor Commissioner.

Also note that, California law, an employer may not fire or otherwise retaliate against an employee for reporting any possible misclassification.

Because there are legal time limits to bring claims, you should act without delay. Therefore, do not hesitate to contact a qualified attorney who knows the laws applicable to their situation.

The experienced employment law lawyers at Rothschild & Alwill, APC can advise you on a potential misclassification claim. Email us or call or office in our Central Valley office in Bakersfield at (661-369-8510) or in Santa Barbara at (805-845-1190) to schedule an initial confidential consultation at no charge. Se habla Español.

Conclusion

Do not miss out on important compensation and other legal rights due to misclassification of your employee status! As explained above, the legal rules regarding employee misclassification are complicated. Accordingly, it is vital to seek the assistance of attorneys, such as those at Rothschild & Alwill, APC, who are well-versed in all the ins-and-outs of these claims.

Igualdad de Oportunidades de Empleo y Título VII de la Ley de Derechos Civiles

La Igualdad de Oportunidades de Empleo y el Título VII de la Ley de Derechos Civiles son fundamentales para garantizar la equidad y la igualdad en el lugar de trabajo, protegiendo a las personas de la discriminación basada en raza, color, religión, sexo, origen nacional y otras características especificadas por la ley. Los empleadores están legalmente obligados a cumplir con estas regulaciones para fomentar un ambiente de trabajo libre de discriminación y acoso.

La Igualdad de Oportunidades de Empleo se refiere al principio de que todos deben tener igual acceso a las oportunidades de empleo y no deben ser discriminados por características como raza, color, religión, sexo (incluido el embarazo), origen nacional, edad (40 años o más), discapacidad o información genética. El objetivo de la EEO es asegurar que todas las personas tengan una oportunidad igual de competir por empleos, recibir un trato justo en el lugar de trabajo y tener acceso a oportunidades de avance basadas en sus habilidades y capacidades.

El Título VII es una ley federal emblemática en los Estados Unidos que prohíbe la discriminación laboral basada en raza, color, religión, sexo y origen nacional. Se aplica a empleadores con 15 o más empleados, así como a agencias de empleo, organizaciones laborales y gobiernos estatales y locales. El Título VII cubre varios aspectos del empleo, incluyendo la contratación, despido, promociones, salarios, beneficios y otros términos y condiciones del empleo.

Protecciones Específicas de California

California ofrece protecciones adicionales a través de legislación específica del estado. La Ley de Vivienda y Empleo Justo (FEHA) es una ley integral que prohíbe la discriminación, el acoso y las represalias en el empleo basadas en una amplia gama de características protegidas, incluyendo raza, género, orientación sexual y discapacidad.

La Ley de Derechos de la Familia de California (CFRA) permite a los empleados tomar hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo por ciertos motivos familiares y médicos sin temor a perder su trabajo. Además, la Ley de Igualdad Salarial de California obliga a los empleadores a proporcionar igual salario por trabajos sustancialmente similares, sin importar el género, la raza o la etnia. Estas protecciones específicas del estado a menudo ofrecen una cobertura más amplia que las leyes federales, proporcionando salvaguardas más fuertes para los empleados en California.

Entender estos marcos legales es esencial para reconocer y abordar la discriminación en el lugar de trabajo. Los empleados equipados con este conocimiento pueden proteger mejor sus derechos y buscar los remedios apropiados cuando enfrenten prácticas discriminatorias

REMEDIOS LEGALES Y COMPENSACIÓN

Cuando un empleado prueba con éxito un caso de discriminación en el lugar de trabajo, varios remedios legales y formas de compensación pueden estar disponibles. Estos remedios tienen como objetivo compensar a la víctima y prevenir futuras discriminaciones.

1. Compensación Monetaria: Las víctimas de discriminación pueden recibir diversas formas de compensación financiera. Esto incluye pago retroactivo por salarios perdidos, pago adelantado por futuras pérdidas de ingresos y daños compensatorios por angustia emocional. En algunos casos, se pueden otorgar daños punitivos para castigar al empleador por una conducta particularmente grave.
• Pago Retroactivo: Cubre salarios y beneficios perdidos debido a la discriminación.
• Daños Compensatorios: Abordan daños no económicos como la angustia emocional.
• Daños Punitivos: Sirven para castigar al empleador y disuadir futuras malas conductas.

2. Reincorporación o Promoción: Los tribunales pueden ordenar al empleador que reincorpore al empleado a su puesto anterior o le proporcione una promoción si la discriminación impidió un avance.

3. Cambios en las Políticas y Capacitación: Se puede requerir a los empleadores que implementen nuevas políticas, realicen sesiones de capacitación y tomen otras medidas para prevenir futuras discriminaciones. Esto puede incluir revisar las políticas del lugar de trabajo, llevar a cabo capacitaciones de sensibilidad y asegurar procedimientos adecuados para manejar quejas.

CONSULTA CON EXPERTOS

Es importante buscar asesoramiento legal consultando con un abogado laboral que se especialice en casos de discriminación en el lugar de trabajo. Un abogado puede ofrecer asistencia valiosa en entender tus derechos, evaluar la fortaleza de tu caso y navegar el proceso legal. Pueden ayudar a recopilar evidencia adicional, representarte en negociaciones o en la corte y trabajar para lograr una resolución justa. Consultar con un abogado desde el principio puede mejorar significativamente tus posibilidades de un resultado exitoso y asegurar que tus derechos estén plenamente protegidos.

CONCLUSION

Entender y ejercer tus derechos en el lugar de trabajo es crucial para protegerte contra la discriminación. Reconocer las señales de discriminación, documentar incidentes, reportar a través de los canales adecuados y buscar asesoramiento legal son pasos esenciales a seguir si experimentas comportamiento discriminatorio. Manteniéndote informado y proactivo, puedes ayudar a crear un ambiente de trabajo justo y respetuoso para ti y para otros.

Rothschild & Alwill, APC, se especializa en manejar problemas relacionados con la discriminación en el lugar de trabajo y ofrece orientación experta y apoyo legal. Ya sea que necesites ayuda para abordar la discriminación, el acoso u otros asuntos de derecho laboral, contactar a Rothschild & Alwill, APC, puede proporcionarte los recursos y la defensa necesarios para enfrentar estos desafíos de manera efectiva. Envíanos un correo electrónico o llama a nuestra oficina en el Valle Central en Bakersfield al (661-369-8510) o en Santa Barbara al (805-845-1190) para programar una consulta confidencial inicial sin cargo. Se habla Español.